På mange områder kan startups anvende principper og værktøjer fra Leans store værktøjskasse. Mange tænker Lean ind i store koncerner, hvor samlebånd er blevet optimeret og spild elimineret. Men Lean kan anvendes flere steder. Også iværksættere kan få stor gavn af Lean, og hvis principperne anvendes korrekt, kan det accelerere forretningen markant.
Af Mikkel Smith, Indehaver af Dansk Lean Forum og konsulent i Flexkom ApS.
Hvad er Lean?
Lean er grundlæggende en tankegang om at være så tæt på kunderne, at du kender til markedets præcise behov og derfor kan reducere unødvendigt spild i egne processer. Ultimativt vil Lean gerne, at vi ikke tænker i siloer, men i tværorganisatorisk flow og ser på sammenhængende værdistrømme.
Og der er meget spild i alle organisationer. Erfaring viser, at vi anvender op til halvdelen af vores tid på spild. Omvendt kan tallet ikke komme ned på 0, for nogle af de mange spildformer er i konflikt med hinanden. Hvis jeg ikke må afbryde en kollega, så må jeg vente. Eller omvendt. Men meget spild kan reduceres, hvis du og dine medstiftere eller kolleger er i stand til at lave gode aftaler – og overholde dem.
I Lean skelner vi i mellem tre former for aktiviteter:
- Grøn tid = Værdiskabende aktiviteter (set fra kundens perspektiv)
- Gul tid = Nødvendige aktiviteter for at levere værdi (eks. forberedelse, arkivering, transport, behandling af data m.m.)
- Rød tid = Unødvendige aktiviteter, som hverken gavner en kunde og ofte heller ikke organisationen selv - og som ofte er skyld i unødvendig travlhed, stress og dårlig trivsel i organisationen.
De 3 mest forekommende former for spild er:
- Overservicering – hvor vi ”gør” mere end nødvendigt i forhold til kundebehovet (involverer for mange, går for meget i detaljer, er for grundige, gør noget med for høj frekvens, giver for god service o.l.)
- Søgetid – efter data, viden, filer, materialer m.m.
- Afbrydelser – skifter unødvendigt imellem ufærdige opgaver – mange forårsaget af overspringshandlinger, ”pling” ved beskeder og mails o.l.
Lean tilbyder i dag en meget stor værktøjskasse. Det er vigtigt at være målrettet og selektiv i arbejdet med Lean. Grundlæggende skal du arbejde med Lean på en måde, som skaber værdi for din startup eller en organisation, du er ansat i.
”Aftaler” er en grundsten i Lean
Mange organisationer arbejder i ”det negative hamsterhjul”, hvor der dagligt er brandslukning og kaos i kampen for at levere til kunderne. Vi skal gerne op at arbejde i ”det positive hamsterhjul”, hvor basis er aftalte strukturer, processer og services.
I det negative hamsterhjul kæmper vi dagligt for at levere, vi har masser af spild og vi har mange frustrationer og individuelle meninger om alt fra arkivering af intern viden og til serviceniveau ud til kunderne.
I det positive hjul formår vi at lave fælles aftaler – og følger dem efterfølgende. Skulle vi finde på en forbedring, så skynder vi os (sammen) at forbedre vores aftale.
Mange taler om, at Lean dræber kreativiteten. Men sandheden er, at vi skal anvende den samme mængde energi og tid på kreativitet, det skal blot være på forbedringer - og ikke udbedringer.
Hvordan kan startups arbejde med Lean?
Brugen af Lean er som nævnt meget individuelt for den individuelle organisation og startup. Men her er alligevel nogle bud på, hvordan startups generelt kan anvende Lean:
Lean vil gerne have, at vi arbejder meget tættere på markedet og kunder. Mange iværksættere bliver grebet af det geniale i egen forretningsidé og vil også gerne beskytte ideen så længe som muligt. Først og fremmest risikerer vi på den måde, at vi investerer en masse tid og penge i en ide, som måske slet ikke kan bære rent økonomisk. I Lean Innovation arbejder vi bl.a. med MVP-produkt (minimum viable product). Med MVP testes idéer på den mest effektive måde. Lav et mock-up af din ide og prøv den af på netværket (eks. SoMe), kundeemner eller hvem du nu kan spørge. Det øger sandsynligheden for succes og kan spare dig for utallige fejlslagne timer og penge.
”Vi skal ikke tro og håbe på hvad markedet og kunderne vil have – vi skal vide det”!
Tankesættet bag MVP kan vi også se i Leans PDCA-forbedringshjul. PDCA er fire faser, som vi gennemløber (eller bør gennemløbe) eksempelvis ved problemer, forbedringer – men faktisk også i startups.
Hvis vi tager PDCA ind i en startup, så handler P-fasen om at lægge en plan, sætte mål og uddelegere, D = Do eller afprøv en lille del af planen – test om det virker, C = Check om testen har vist det ønskede resultatet, hvis ikke – så tilbage til en anden del af planen, hvis testen er positiv, så gå til A = adfærd – hvor den nye viden fastholdes. Herfra er du nu klar til næste del af planen.
I Lean Innovation arbejder vi også med frontloading. I mange projekter og startups tager vi de dyreste beslutninger tidligt i forløbet, og det er den fase, hvor vi har mindst viden. Hvad er så sandsynligheden for at vælge rigtigt? Derfor skal vi ikke kun søge tæt på kunder og marked for at få det rette produkt. Vi bør også søge maksimal frontloading på interne processer – søg sparring og viden fra mentorer, andre iværksættere og hvor vi ellers kan hente hurtig og troværdig viden. Det gælder eksempelvis frontloading i forhold til valg af firmanavn, logo, IT-systemer, organisering, hjemmeside osv.
Undgå mange af de simple spildtyper allerede tidligt i din startup. Lav en god struktur på de data og den viden, som I arbejder med, så I ikke spilder tid på at søge, genopfinde, genbesøge osv.
Et vigtigt system for iværksættere er et godt CRM-system med data over kundeemner og struktur på logbøger, så den tid, der bruges på salg, maksimeres mest muligt.
Mange iværksættere har en innovativ tankegang. Typisk med en personprofil, som ofte er meget impulsiv og tager de sjove opgaver først. De er ofte også lette at distrahere med en spændende mail eller opkald. Selvfølgelig skal du tage opkald fra de vigtige interessenter, men undgå en alt for ustruktureret arbejdsdag.
Et godt tip er at tage de vigtigste opgaver først på dagen – uanset om de er spændende eller ej – få dem overstået!
Et andet godt tip er at angribe alt, du får ind med ”beslut eller afslut”-spørgsmålet – hvis du kan afslutte på stedet, så gør det (svar straks på mailen, få straks opgaven væk) eller beslut hvornår opgaven så skal tages og læg det i kalenderen (eller to do-listen) – og få den væk fra skrivebordet og dine tanker.
En stærk tankegang fra Lean er også at arbejde i sprints. I stedet for at have en opgave som du går til og fra mange gange, så vil Lean gerne have, at du holder opgaver mere varme (hvis muligt). I en sprint er vi ofte i stand til at belyse, prioritere og beslutte i løbet af få timer. En forudsætning for en god sprint er, at vi har den rette viden til stede og at vi er klar til at træffe hurtige beslutninger. Hvad hvis du så finder en forbedring til beslutningen senere – så løfter I blot niveauet på aftalen. Men så længe vi ikke har en holdning og beslutning, så kommer vi ikke meget videre.
Effekten af Lean
Ved at tage de mest effektive værktøjer fra Lean, kan mange startups både få store forretningsmæssige fordele, få en bedre økonomi og samtidig få en sjovere proces med færre frustrationer. Som man siger ude i det vestlige Danmark, så står LEAN for ”Lav E Arbejde Nemmere”.
